Checklista inför konferensen

1. Sätt ett tydligt mål med konferensen

Börja med att fundera på syftet. 

• Ska ni inspirera?  

• Utbilda?  

• Fatta beslut?  

• Stärka teamet?  

Målet hjälper dig att välja rätt upplägg, lokal och program. 

2. Bestäm antal deltagare

Hur många kommer att delta? Antalet påverkar vilken konferenslokal som passar bäst. 

Tänk också på om ni behöver: 

• grupprum  

• mingelytor  

• scen  

• utställningsyta  

• plats för middag

3. Välj rätt konferenslokal

Lokalen sätter förutsättningarna för hela dagen. Fundera över: 

• Hur ska lokalen möbleras?  

• Behöver ni flexibel sittning?  

• Finns modern teknik?  

• Är lokalen lätt att hitta?  

Om det är många deltagare som reser är det en stor fördel med ett centralt läge nära kollektivtrafik, Stockholm och Arlanda. 

4. Planera teknik och innehåll

Tekniken ska fungera utan att ta fokus. Gå igenom: 

• mikrofoner  

• projektorer  

• bildskärmar  

• hybridmöten  

• livesändning  

• Wi-Fi

5. Glöm inte pauserna

Det är ofta mellan programpunkterna som de bästa samtalen uppstår. Planera därför in: 

• fika  

• lunch  

• mingel  

• tid för nätverkande

6. Tänk på logistiken

Informera deltagarna i god tid. Skicka ut: 

• karta  

• tider  

• parkering  

• kollektivtrafik  

• kontaktperson  

Ju enklare det är att hitta, desto bättre start får konferensen. 

7. Boka i god tid

Populära konferenslokaler blir snabbt uppbokade, särskilt under vår och höst. 

Genom att boka i god tid får du större valmöjligheter när det gäller datum, lokaler och upplägg. 

Sammanfattning

En lyckad konferens handlar sällan om en enskild detalj. När lokal, teknik, logistik och innehåll fungerar tillsammans skapas de bästa förutsättningarna för ett lyckat möte. 

Med rätt planering blir konferensen enklare att genomföra – och bättre för deltagarna. 

Planerar du en konferens i Uppsala?

På Uppsala Konsert & Kongress finns konferenslokaler för både små möten och stora företagsevent. Med modern teknik, flexibla lokaler och ett centralt läge nära Uppsala Centralstation, Stockholm och Arlanda hjälper vi dig att skapa en konferens där allt fungerar från början till slut.